精彩觀點

成功的活動執行需要優秀的團隊協作

發表于:2016/1/21 13:13:21 閱讀次數:

團隊協作能力的重要性毋庸贅言,我看過我公司招聘時收到的數百份簡歷,幾乎全部有提到自己善于團隊協作云云。團隊協作不僅僅是一種意識,更是一種能力的反應。不是簡單的說要跟別人合作就可以了,僅拿勇于承擔責任這條,你就會發現其實你的團隊中的某某人并不是真的很有teamwork

  公關活動是一場非常縝密的綜合行動。跟拍電影相比,現場直播需要的團隊協作能力要高得多,不幸,公關活動(主要是傳統意義上的某場活動)就是現場直播。

    這邊宣布啟動儀式開始,那邊卻還在搶修啟動道具;

    主持人報錯了出席領導或嘉賓的職位或者姓名;

    伴奏音樂已經響起,演員還在為裙子掉了一個扣子而尋找別針;

    突遇電力故障,某政府領導非常難堪地發言,干張嘴不發聲;

    這時候我們的人在干什么?如何應急處理突發事故?哪些事情其實是很容易就可以避免的?

    現場出現的很多原因都是由于信息溝通不暢導致的,盡管我們常常戴著無線對講機:

    負責道具的A其實應該及時將道具臨時故障的情況報告給活動總導演,申請推遲啟動儀式;

    對接主持人的B本應該及時將臨時代替出席的領導信息告知主持人;

    及時命令音響師用一段熱場音樂代替歌曲的伴奏樂就可以為演員的失誤爭取足夠的時間;

    電力故障也許是最難預料的,但是有沒有跟主辦方要求過備用發電機?約定出現電力問題是該物業負責還是執行公司負責?

    針對活動中出現的很多問題,領導責問為什么的時候,員工都會說是因為溝通不暢,其實溝通不暢是一種現象并不是解釋這些事故發生的理由。還有一點需要活動工作人員特別注意的是,不論發生什么意外情況,能私下里解決就不要公開解決,更忌諱把混亂暴露給來賓和甲方人員。

    一個團隊需要協作,但是應該有明確的分工,沒有分工的協作的還不如不合作。從活動的最早準備工作開始就應該有明確的分工。誰負責與與客戶溝通?誰去設計邀請函和安排印刷?誰負責挑選舞美合作商?誰去對接場地和餐飲服務商?誰適合對接主持人?誰去挑選演員和禮儀?只有分工明確,權責清晰,才能保證一個團隊真正高效的運作。跟與客戶和合作商的一切約定盡可能地落實到文字上一樣,活動團隊的分工明細表也應該盡可能詳盡地列出,盡管會有很多交叉的任務區域出現。不僅僅是為了事后據此對員工進行賞罰,更重要的是給每個人非常清晰的任務要求,每個人會更加清楚自己的職責而且不敢馬虎大意心存僥幸。

   花些時間做一份標準的工作單吧,它是整個團隊順暢協作的必備條件,記著在工作單的后面或者前面做一份通訊錄,包括你的供應商和客戶姓名、聯系電話。

   一個高效協作的團隊要求每一個成員都具備基本的社會素質和專業技術素質。我認為公關團隊成員必須的社會素質包括:

   第一就是要誠實守信,如果你感覺老掉牙的話我提醒你,這個世界上你不必別人聰明,是狐貍就會露出尾巴的。第二有一個好身體,搞廣告創意、市場營銷的人偶爾可以閉門造車糊弄客戶,但是做公關活動的就不行(除非你們團隊已經專業到只出策劃的水平了),我們更多的是體力勞動而非腦力勞動者。抹著防曬霜,帶好六神花露水出發吧。第三,要有涵養,言行得體并尊重別人。尊重所有的工作人員,并不要忽視“請”“謝謝您”這樣的細節。記住,即使跟一個人見人煩的來賓吵架也會嚴重損害我們的公關公司形象的。

公關團隊成員必須的專業技術素質包括:

    細心,任何瑣事的紕漏都可能釀成大禍,給正常活動帶來災難性的后果;

    敏捷的思維能力,我們需要處理面對方方面面不斷反饋來的各種信息;

    根據職位的不同,具備相應的工作技能要求:

    做策劃的要全面把握市場和客戶意圖,比如為遠洋地產做策劃就盡量避免大紅大紫的鮮艷色調,而面對潤豐集團的時候盡量不要試圖說服他們“白蘭花很素雅格調要比紅玫瑰高很多的”。還要了解穿正裝的來賓們是不喜歡BBQ的,還有在雞尾酒會上放搖滾樂是大煞風景的;當然有些人會對花粉過敏的事情則是需要與客人溝通時個別對待了,不能一味要求策劃人處理這些細節;

    夏天室外冷餐臺需不需要配備電風扇驅趕蚊蟲飛鳥就要靠負責餐飲的同志去實地考察和把握了;

    接觸一個新的活動場地時,記得問下是否允許我們的舞美搭建公司入場(舞美場地一般都有自己滿意的舞美供應商),有什么注意事項。千萬別帶著自己舞美團隊昂首挺胸走向人民大會堂。

    瓷磚地面遇水變得極易打滑需要負責活動場地的同志時刻牢記;如果你活動當天隔壁大廳有一場搖滾音樂會,你就要仔細斟酌了。還有衛生間夠用么(國外標準是每75個人需要一個衛生間)?客人們能很方便地找到么?

   現場環境對活動噪音的規定是多少?有沒有事先與當地有關方面取得聯系?一旦發生周圍居民圍攻你的舞臺的情況,如何做到盡快地息事寧人需要負責活動場地的同志極強的處理突發事故的能力(當然會有很多同事和主辦方的人來幫助他,但是他要知道他才是這個事件的直接負責人)。

   負責印刷的同志要知道客戶對你說邀請函制版時間需要一天半只是為了給自己爭取更寬松的時間罷了;

   禮品采購的員工要知道如果從天意、萬通和百榮能夠采買到的就一定不要找其他的專業禮品供應商;

   負責接待的員工弄清最重要貴賓的車輛號碼并把它的座駕停在最方便離場的位置要比給他一個寫有“貴賓”的胸花更能讓他滿意,還有不要隨意把客人的皮大衣掛在鐵絲掛鉤上;

   對接媒體的員工要知道如何給記者提供方便,使他們獲得最佳的圖片拍攝效果,一副好圖片的價值不可估量,它可能會在多家媒體上曝光。還要知道如何應對媒體朋友們對餐飲質量次于其他來賓的招待規格的質問;

   如上所述,其實所謂的專業知識也就是懂些常識罷了,不需要像程序員編程或者工程人員制圖那樣復雜。但是專業也絕不僅僅是對這些常識的機械記憶和羅列,而是一個有機的整體。

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